Jakie trzeba spełniać obowiązki związane z kasą fiskalną?

Zarządzanie kasą fiskalną może wydawać się skomplikowane, zwłaszcza dla początkujących przedsiębiorców. Warto jednak znać swoje obowiązki i odpowiednio je realizować, aby uniknąć problemów związanych z prawem podatkowym.

 

Rejestracja kasy fiskalnej

Pierwszym krokiem w spełnianiu obowiązków związanych z kasą fiskalną jest jej rejestracja. Przedsiębiorca ma obowiązek zgłosić kasę do urzędu skarbowego właściwego ze względu na miejsce prowadzenia działalności. Rejestracji należy dokonać nie później niż 7 dni przed rozpoczęciem używania kasy. W przypadku zmiany urządzenia, konieczne jest również zgłoszenie nowej kasy fiskalnej.

 

Fiskalizacja kasy

Kolejnym krokiem jest tzw. fiskalizacja kasy, czyli przeprowadzenie procedury inicjalizacji pamięci fiskalnej urządzenia. Proces ten polega na wprowadzeniu do pamięci kasy danych identyfikujących przedsiębiorcę oraz urządzenie. Fiskalizacji dokonuje serwisant, który otrzymuje stosowne uprawnienia od producenta kasy. Po przeprowadzeniu fiskalizacji, serwisant wystawia protokół, który należy przechowywać przez cały okres używania kasy.

 

Ewidencja obrotów

Korzystanie z kasy fiskalnej wiąże się z obowiązkiem ewidencjonowania obrotów. Każda sprzedaż towarów lub usług musi być rejestrowana za pomocą urządzenia fiskalnego, a następnie udokumentowana paragonem fiskalnym. W przypadku sprzedaży na rzecz podatnika VAT, istnieje również obowiązek wystawienia faktury VAT.

Przedsiębiorca ma obowiązek sporządzania raportów dobowych oraz miesięcznych z kasy fiskalnej. Raport dobowy jest wykonywany na koniec każdego dnia pracy, natomiast raport miesięczny - na koniec miesiąca. Raporty te mają na celu kontrolę obrotów oraz ewidencjonowanie podatku należnego. Ważne jest, aby przechowywać kopie raportów przez okres 5 lat od końca roku podatkowego, w którym zostały sporządzone. Są potrzebne także w sprawozdaniach finansowych.

Przeglądy techniczne kasy

Kasa fiskalna wymaga regularnych przeglądów technicznych, które mają na celu sprawdzenie stanu technicznego urządzenia oraz jego zgodności z przepisami prawa. Przeglądy te powinny być wykonywane co najmniej raz na 24 miesiące przez autoryzowany serwis. Po przeprowadzeniu przeglądu, serwisant wystawia protokół, który należy przechowywać przez okres używania kasy.