Jak prowadzić książkę przychodów i rozchodów?
Księga przychodów i rozchodów to jedna z form prowadzenia ewidencji księgowej najczęściej wybierana przez małych przedsiębiorców. Służy do zapisywania osiągniętych przychodów i poniesionych kosztów przez firmę, co stanowi podstawę ustalenia podstawy opodatkowania. Prowadzenie księgi przychodów i rozchodów warto powierzyć zaufanemu biuru księgowemu, który będzie prowadził ją rzetelnie oraz z zachowaniem przepisów prawa.
Kto jest zobowiązany do prowadzenia KPIR?
Ustawa z dnia 26 lipca 1991 roku o podatku dochodowym od osób fizycznych wskazuję jakie podmioty gospodarcze są zobowiązane do prowadzenia księgi przychodów i rozchodów (KPIR). Są wśród nich osoby fizyczne prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą, spółki cywilne, spółki jawne oraz spółki partnerskie powołane w ceny wykonania działalności gospodarczej. Ponadto obowiązek prowadzenia KPIR spoczywa na osobach wykonujących działalność w formie umów zlecenia lub agencji, osób duchownych, które zrezygnowały z ryczałtowego podatku dochodowego, armatorach i osobach zajmujących się produkcją rolną pod warunkiem, że zgłoszą one zamiar rozliczania się na podstawie księgi przychodów i rozchodów.
Warto podkreślić, że obowiązek prowadzenia KPIR obowiązuje w przypadku, jeśli przychody z działalności gospodarczej za ubiegły rok podatkowy nie przekroczyły 2 milionów euro po przeliczeniu na PLN według średniego kursu NBP, który obowiązywał pierwszego dnia roboczego października poprzedzającego dany rok podatkowy.
Jakie są formy prowadzenia KPIR?
Jak w wielu przypadkach związanych z obowiązkiem podatkowym, również forma prowadzenia książki przychodów i rozchodów jest ustalona prawnie, na podstawie stosownego rozporządzenia. Wskazuje ono, że KPIR można prowadzić w formie papierowej lub elektronicznej przy pomocy dostępnych programów komputerowych. Forma papierowa wymaga uważności oraz jest znacznie bardziej czasochłonna. Przychody oraz wydatki zapisywane są na specjalnych drukach, które należy wypełniać z najwyższą starannością, a samo przechowywanie księgi zajmuję trochę miejsca. Dlatego znacznie bardziej wygodne jest prowadzenie KPIR w formie elektronicznej, gdzie program jest bardzo uporządkowany i można go zapisać zarówno na komputerze stacjonarnych jak i laptopie.
Jakie warunki należy spełnić, aby prowadzić elektroniczną księgę?
Podatnik, aby mógł prowadzić elektroniczną księgę przychodów i rozchodów musi spełnić szereg warunków. Należą do nich:
- przygotowanie instrukcji obsługi programu komputerowego, który będzie używany do prowadzenia księgi przychodów i rozchodów,
- stosowanie programu, który umożliwi szybki wgląd w treść zapisów,
- stosowanie programu, który umożliwi wydrukowanie danych zgodnie z czasem zapisu,
- przechowywanie danych na nośnikach jak pendrive, dysk zewnętrzny lub inne, które ochronią zapisane dane przed ewentualnych zniszczeniem lub dostępem niepowołanych osób.
Jeszcze do niedawna podatnik miał obowiązek drukowania do 20 każdego miesiąca zestawienie z prowadzonej księgi przychodów. Dziś, po nowelizacji przepisów nie ma już takiego obowiązku.
Informacja dla księgowego i przedsiębiorcy
Wiemy już, że wypełnianie księgi przychodów i rozchodów jest obowiązkiem każdego przedsiębiorcy. Sumienne oraz prawidłowe wypełnienie wszystkich pól w KPIR jest ważne dla nas księgowych, którzy na podstawie dostarczonych informacji naliczamy zobowiązania podatkowe. Księga stanowi też źródło wiedzy dla przedsiębiorcy na temat funkcjonowania firmy. Pozwala na wykonanie szybkiego zestawienia rocznych lub miesięcznych przychodów oraz określenie ewentualnych kierunków działania w przyszłości. Dlatego, jeśli przedsiębiorca nie potrafi prowadzić księgi, może zawsze skorzystać z naszych usług i mieć pewność, że wszystkie dane zostaną wprowadzone dobrze i z zachowaniem najwyższej staranności.